Ja, sofern sie ein Hilfsmittel bleibt.
Sie kann viele Unterlagen schnell lesen, wichtige Informationen extrahieren und Unstimmigkeiten erkennen. Die rechtliche Validierung durch den Notar ersetzt sie jedoch nie.
Die notarielle Due Diligence besteht darin, die Unterlagen einer Akte vor dem Verfassen und der Unterzeichnung einer Urkunde zu prüfen: Erwerbstitel, frühere Urkunden, Vorverträge, Mietverträge, Beilagen oder Grundbucheinträge.
Die Rolle der KI bei einer notariellen Due Diligence
Die KI kann einen Teil der vorbereitenden und repetitiven Arbeit übernehmen.
Sie kann namentlich:
- die Aktenstücke erfassen;
- die Dokumente ordnen;
- wichtige Informationen extrahieren;
- mehrere Dokumente vergleichen;
- Abweichungen oder fehlende Elemente melden;
- eine Synthese für den Notar vorbereiten.
So kann der Notar mehr Zeit für die rechtliche Analyse und die Vorbereitung der Urkunde aufwenden.
Für einen breiteren Überblick über den Einsatz von KI im Beruf lesen Sie unseren Artikel KI für Notare.
Dokumente indexieren und ordnen
Der erste Schritt besteht darin, genau zu wissen, was die Akte enthält.
Das Tool kann ein Verzeichnis der eingegangenen Aktenstücke erstellen und jene melden, die fehlen, unleserlich oder unvollständig sind.
Die Dokumente lassen sich anschliessend nach Kategorien ordnen:
- Erwerbstitel;
- Vorverträge;
- Mietverträge;
- Beilagen;
- Grundbuchunterlagen.
Diese Ordnung erleichtert die nachfolgenden Kontrollen und verringert den Zeitaufwand für die Suche nach Unterlagen.
Wichtige Informationen extrahieren
Danach kann die KI die nützlichen Daten in strukturierter Form extrahieren.
Sie kann unter anderem Folgendes identifizieren:
- die Parteien und ihre Kontaktangaben;
- die wichtigen Datumsangaben;
- die Beträge;
- die Objektbezeichnungen;
- die Dienstbarkeiten;
- die aufschiebenden Bedingungen;
- Vorbehalte oder andere heikle Klauseln.
Sie kann auch die Chronologie der Urkunden rekonstruieren und fehlende Informationen melden.
Ziel ist nicht eine allgemeine Zusammenfassung, sondern eine klare Grundlage, welche die Fachperson überprüfen kann.
Unterlagen vergleichen, um Unstimmigkeiten zu erkennen
Ein grosser Teil der Arbeit besteht darin, Dokumente zu vergleichen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt wurden.
Die KI kann Abweichungen erkennen bei:
- der Fläche eines Objekts;
- einer Parzellennummer oder der Nummer einer Stockwerkeinheit;
- der Identität einer Partei;
- einem Betrag;
- einem Datum;
- einer Dienstbarkeit;
- dem Verwendungszweck oder der Dauer eines Mietvertrags.
Solche Unterschiede können beim manuellen Lesen von Hunderten von Seiten schwer zu erkennen sein.
Das Tool kann so als erster Filter dienen, doch jede Unregelmässigkeit muss dann von einer Fachperson geprüft werden.
Jeden Warnhinweis im Originaldokument überprüfen
Ein Warnhinweis ist nur nützlich, wenn er sich leicht bis zu seiner Quelle zurückverfolgen lässt.
Jede gemeldete Information sollte daher auf die genaue Seite oder Passage des betreffenden Dokuments verweisen.
Der Notar kann dann:
- das Originaldokument öffnen;
- die Information prüfen;
- sie mit den amtlichen Registern abgleichen;
- den Warnhinweis bestätigen oder verwerfen;
- die Prüfung dokumentieren.
Die von der KI erstellte Synthese bleibt eine Arbeitsgrundlage. Sie hat nicht den rechtlichen Wert des Originaldokuments.
Warum der Notar die letzte Entscheidung behält
Die KI kann weder eine öffentliche Beurkundung vornehmen noch allein den wirklichen Willen der Parteien beurteilen.
Ebenso wenig ersetzt sie die amtlichen Abklärungen, namentlich jene beim Grundbuchamt.
Der Notar bleibt für das endgültige Dokument verantwortlich und muss die wichtigen Elemente vor der Unterzeichnung validieren.
Der Grundsatz ist also einfach: Die KI erkennt und ordnet, der Notar prüft und entscheidet.
Die Daten der Akte schützen
Notarielle Akten enthalten sehr sensible Informationen: Identität, Vermögen, private Finanzen, Verträge oder erbrechtliche Angaben.
Vor dem Einsatz eines KI-Tools ist daher zu prüfen:
- wo die Daten gehostet werden;
- wer darauf zugreifen kann;
- ob sie zum Training von Modellen verwendet werden;
- wie die Dateien geschützt sind;
- ob die Daten mehrerer Notariate korrekt voneinander getrennt sind.
Ein allgemeines Tool eignet sich nicht unbedingt für die Bearbeitung von Dokumenten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen.
Diese Fragen behandeln wir ausführlich in unserem Artikel KI und Datenschutz.
Wer kann diese Methode nutzen?
Diese Methode eignet sich für verschiedene Profile.
Notarinnen und Notare können sie einsetzen, um eine Akte vor der Beurkundung vorzubereiten und zu kontrollieren.
Notariatsmitarbeitende können sie verwenden, um eine erste Sichtung vorzunehmen, die zu prüfenden Punkte zu identifizieren und eine Synthese vorzubereiten, bevor der Notar tätig wird.
Anwältinnen und Anwälte sowie Unternehmensjuristinnen und -juristen können dieselbe Methode anwenden, um Verträge oder komplexe Immobilienakten zu analysieren.
Weitere Anwendungen stellen wir in unserem Artikel KI im Notariat vor.
Wie wählt man ein passendes Tool aus?
Geschwindigkeit allein genügt nicht. Ein für die notarielle Due Diligence geeignetes Tool muss auch Garantien für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bieten.
Es muss insbesondere in der Lage sein:
- mehrere Dokumente gleichzeitig zu analysieren;
- den Kontext zwischen den Aktenstücken zu bewahren;
- auf das Originaldokument zu verweisen;
- mit Quellen des Schweizer Rechts zu arbeiten;
- vertrauliche Daten zu schützen;
- Klientendateien vom Training der Modelle auszuschliessen;
- die abschliessende Validierung einem Menschen zu überlassen.
Die Mitteilung Silex und MCR Solutions zeigt ein Beispiel dafür, wie KI-gestützte juristische Recherche in die Werkzeuge des Arbeitsalltags integriert wird.
Was Silex zur notariellen Due Diligence beiträgt
Silex ermöglicht es, umfangreiche Akten zu analysieren und wichtige Informationen oder Unstimmigkeiten herauszuarbeiten.
Mit Silo können Nutzerinnen und Nutzer die Dokumente des Notariats abfragen, etwa Erwerbstitel, Mietverträge oder archivierte Vorlagen.
Die Dokumente lassen sich mit den in der Analyse verwendeten Rechtsquellen verknüpfen, wobei der Zugriff auf die Originaldatei erhalten bleibt.
Nach Angaben von Silex werden die in Silo gespeicherten Dateien in der Schweiz bei Infomaniak gehostet und nicht zum Training der Modelle verwendet.
Einzelheiten finden Sie auf den Seiten Sicherheit und Produkt.
Die Integration von Silex in WinLex und SkyLex ermöglicht es zudem, direkt in der gewohnten Umgebung der Akte zu arbeiten.
Auf den Seiten Lösungen und Preise lassen sich die Angebote nach Grösse der Organisation vergleichen.
Was vor der Unterzeichnung zu prüfen ist
Vor dem Abschluss der Due Diligence müssen einige Punkte immer kontrolliert werden:
- jeder Warnhinweis verweist auf seine Quelle;
- Unterschiede bei Fläche, Preis oder Identität sind geklärt;
- Dienstbarkeiten und Lasten wurden mit dem Grundbuch abgeglichen;
- noch offene aufschiebende Bedingungen sind identifiziert;
- der Notar hat die abschliessende Synthese gegengelesen und validiert.
Das Wichtigste in Kürze
Die KI kann eine notarielle Due Diligence beschleunigen, indem sie die Unterlagen ordnet, die wichtigen Daten extrahiert und Unstimmigkeiten erkennt.
Sie ersetzt jedoch weder die amtlichen Register noch die rechtliche Analyse noch die Validierung durch den Notar.
Um nützlich zu sein, muss das Tool daher drei Eigenschaften vereinen: Nachvollziehbarkeit der Quellen, Datensicherheit und menschliche Validierung.
Weiterführende Informationen finden Sie zudem in der Mitteilung Silex und EXPERTsuisse und in unserem Artikel zur juristischen KI für Private.
Um Silex mit einer echten Akte aus Ihrem Notariat zu testen, können Sie eine Demo buchen.
FAQ
Kann KI eine öffentliche Beurkundung vornehmen?
Nein. Die öffentliche Beurkundung bleibt in der Verantwortung des Notars. Die KI kann nur dabei helfen, die Akte vorzubereiten und zu prüfen.
Muss man die Dokumente nach der Extraktion noch lesen?
Ja. Jede wichtige Information muss im Originaldokument überprüft und bei Bedarf mit den amtlichen Registern abgeglichen werden.
