1. Introduction

Chez Ex Nunc Intelligence SA (nous, notre ou Ex Nunc), nous reconnaissons l’importance de votre vie privée et de la transparence. 

Cette déclaration relative à la protection des données (Déclaration) décrit comment nous traitons vos données personnelles lorsque que vous interagissez avec notre solution Silex, accessible sous l’application web à l’adresse :  https://app.silex.legal/ (Silex), ou avec les services que nous fournissons dans ce cadre (conjointement avec la fourniture de Silex, nos Services). Silex est une solution SaaS (Software as a Service) qui fournit des services d'intelligence artificielle (recherche, chatbot, etc.) destinés à aider les professionnels du droit dans leurs recherches et tâches juridiques.

En utilisant nos Services, vous reconnaissez expressément que nous pouvons traiter vos données personnelles conformément à cette Déclaration.

Cette Déclaration fait partie intégrante et est incorporée dans les conditions d’utilisation de Silex (CGU). Les termes débutant par une majuscule qui ne sont pas définis dans ce document ont la signification qui leur est donnée dans les CGU. 

2. Version résumée

Ce qui suit résume, sans la remplacer, le contenu de cette Déclaration. Nous vous recommandons de la lire en entier. 

• Notre rôle. Nous, Ex Nunc Intelligence SA, agissons comme responsable du traitement de vos données personnelles (pour nos propres activités, mais pas celles de prestataires tiers) (voir la section 3) ;

Toutefois, si nous traitons vos données pour fournir nos services à une organisation à laquelle vous êtes affilié (votre Organisation), nous agissons en principe en tant que sous-traitant de votre Organisation. Veuillez-vous référer aux politiques relatives à la protection des données de votre Organisation pour obtenir des informations sur la manière dont elle traite vos données (voir la section 7) ;

• Les données que nous collectons. Nous collectons les données personnelles que vous nous fournissez, respectivement que votre Organisation nous transmet, ou que des tiers nous fournissent. Nous collectons également automatiquement certaines informations lorsque vous interagissez avec les Services (voir la section 4) ;

• Comment nous les utilisons. Nous traitons vos données personnelles conformément aux lois suisses ainsi qu’aux autres lois sur la protection des données qui nous sont applicables. En particulier, nous ne traitons vos données que lorsque nous avons un motif légitime de le faire (voir la section 5) et uniquement pour des raisons spécifiques (principalement dans le but de fournir nos Services, exploiter Silex, et pour d'autres motifs légitimes décrits dans ce document) (voir la section 6) ;

• Hébergement et transferts. Nous hébergeons vos données personnelles en Suisse et/ou dans l'Union européenne. Nous ne les partageons pas avec des tiers et ne les transférons pas à l'étranger, sauf si cela est à la fois nécessaire pour le fonctionnement de nos Services et autorisé par les lois applicables. Cela peut par exemple être le cas lorsque nous faisons appel à des prestataires de services ou devons interagir avec des tiers pour mener à bien nos activités professionnelles (voir les sections 7 et 9) ; 

• Conservation. Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs définis dans cette Déclaration (voir la section 1) ;

• Sécurité. Nous mettons en œuvres des mesures de sécurité appropriées et nous nous efforçons de protéger vos données personnelles. Cependant, aucune infrastructure informatique n'est totalement sûre et nous ne pouvons pas garantir que la nôtre le soit (voir la section 11) ;

• Vos droits. Vous pouvez nous contacter via l’adresse email [email protected] pour exercer vos droits concernant à vos données personnelles (voir les sections 12 et 13).

3. Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

Ex Nunc Intelligence SA, EPFL Innovation Park, Bâtiment C, 1015 Lausanne, est responsable du traitement de vos données personnelles. Vous trouverez nos coordonnées ci-dessous dans la section 13. 

Cette Déclaration ne s'applique qu'aux traitements de données personnelles effectués par nous ou à notre demande. Nous pouvons fournir des liens vers des sites web, des contenus ou des services de tiers. Toutefois, nous ne sommes pas responsables de leurs politiques relatives à la protection des données. La collecte et l'utilisation de vos données personnelles par ses prestataires tiers sont régies par leurs politiques relatives à la protection des données respectives, que nous vous recommandons de lire attentivement. 

Comme indiqué plus en détail dans cette Déclaration, nous pouvons traiter vos données personnelles dans le cadre des services professionnels que nous fournissons à votre employeur, respectivement à l'organisation à laquelle vous êtes affilié(e) de toute autre manière (votre Organisation). Cette Déclaration ne régit pas la manière dont votre Organisation traite vos données personnelles par le biais des Services. Vous devez vous référer aux politiques de votre Organisation pour obtenir des renseignements sur la manière dont vos données sont traitées dans ce cadre. Veuillez vous référer à la section 7 ci-dessous pour de plus amples informations à cet égard. 

4. Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Nous recueillons les données personnelles que vous ou votre Organisation nous fournissez.

Nous collectons les données personnelles que vous ou votre Organisation nous fournissez en utilisant les Services, par exemple lorsque vous utilisez notre Solution, créez ou gérez un compte utilisateur, remplissez des formulaires, vous abonnez à notre newsletter, participez à une transaction.

Il est obligatoire que vous complétiez les champs de données identifiés comme tels. Si un ou plusieurs champs de données obligatoires ne sont pas complétés, nous ne serons pas en mesure de fournir l’accès aux Services. Vous n’êtes pas tenu de compléter les champs de données optionnels afin d’accéder aux Services. Ces champs peuvent être complétés ultérieurement via votre compte d’utilisateur.

Certaines informations vous concernant peuvent également nous être fournies directement par nos utilisateurs.

Même si vous n'êtes pas un utilisateur de nos Services, nous pouvons collecter certaines informations vous concernant si elles nous sont fournies par l'un de nos utilisateurs. Ces informations peuvent être transmises via les prompts (requêtes) soumis à Silex ou via les fichiers téléversés dans Silex par nos utilisateurs. Les données collectées dépendent entièrement du contenu que nos utilisateurs choisissent de soumettre ou de téléverser dans Silex.

Certaines données personnelles sont également collectées de manière automatisée, notamment pour surveiller l'utilisation des Services.

Nous pouvons aussi collecter de manière automatisée des données personnelles, y compris au moyen de cookies et d’autres éléments actifs comme un système de suivi interne pour surveiller l'utilisation des Services et déterminer la consommation de ceux-ci, comme décrit plus loin dans cette Déclaration.

Vous pouvez définir certaines autorisations relatives à la collecte automatique de vos données personnelles lorsque vous configurez votre appareil ou votre navigateur Internet en fonction des fonctionnalités disponibles. [Vous pouvez également définir certains paramètres pour la collecte automatisée de vos données personnelles à travers le plugin de réglage des cookies disponible sur Silex.] 

Les données que nous traitons peuvent contenir des données sensibles.

Les informations que vous fournissez peuvent contenir des données sensibles vous concernant, en particulier des données relatives au casier judiciaire, aux condamnations pénales, aux décisions de justice, aux procédures judiciaires en cours ou passées, à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'appartenance syndicale, ainsi que des données biométriques ou concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle (Données sensibles). Cela peut notamment être le cas lorsque un utilisateur soumet des documents juridiques, des dossiers clients ou d'autres contenus dans le cadre de l'utilisation de Silex. En particulier, nos utilisateurs étant libres de poser les questions relatives à leurs cas, nous pouvons traiter indirectement, via leurs questions, des données personnelles concernant des condamnations ou toute autre donnée sensible qu'ils auraient eux-mêmes renseignée.

Nous traiterons ces Données sensibles conformément aux lois applicables en matière de protection des données et à ce qui est indiqué dans cette Déclaration.

5. De quelle manière traitons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles conformément aux lois applicables et uniquement si nous avons un motif valable de le faire.

Nous traitons vos données personnelles conformément aux lois applicables, en particulier la loi suisse sur la protection des données et, dans la mesure où elles s’appliquent à nous, d’autres législations sur la protection des données, en particulier le règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD), de manière manuelle ou automatiquement à l’aide d’outils informatiques.

Cela signifie que nous ne traitons vos données personnelles que pour des raisons spécifiques (voir la section 6) et uniquement si nous disposons d'un motif valable de le faire. 

6. Les finalités pour lesquelles traitons-nous vos données personnelles ?

Pour fournir nos Services et faire fonctionner Silex 

Nous traitons principalement vos données personnelles pour opérer Silex et/ou vous fournir les Services, y compris pour vous permettre de créer et gérer un compte utilisateur.

Pour nos intérêts commerciaux légitimes liés à la fourniture des Services, y compris pour assurer la sécurité des Services, améliorer nos Services, ainsi qu'à des fins de suivi ou de statistiques.

Nous pouvons également traiter vos données personnelles pour nos opérations commerciales légitimes liées à la fourniture de nos Services pour (i) garantir que nos Services sont fournis de manière efficace et sûre (par exemple, par le biais d'une analyse interne de la stabilité et de la sécurité des Services, de mises à jour et de dépannage) ; (ii) assurer la sécurité de notre infrastructure et réseaux IT ; (iii) bénéficier ou recourir à des services nécessaires à la fourniture de nos Services auprès de tiers à un tarif concurrentiel (p. ex., nous pouvons choisir d’utiliser certains services offerts par des fournisseurs tiers plutôt que de les réaliser à l’interne) ; (iv) améliorer et développer les Services (y compris le suivi de la performance ou de l’utilisation des Services, ainsi qu’à des fins statistiques).

Dans ce cadre, nous nous fondons généralement sur nos Intérêts Légitimes. Nous pouvons également traiter vos données si nous avons obtenu votre Consentement préalable. Vous pouvez retirer votre Consentement, respectivement vous opposer à ces activités de traitement, à tout moment.

Pour vous adresser notre newsletter et d’autres informations publicitaires.

Si vous vous abonnez à notre newsletter, nous collectons vos coordonnées (nom et adresse e-mail) et les utilisons pour vous fournir notre newsletter, sur la base de votre consentement. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire du service de newsletter, auquel cas vos coordonnées seront supprimées. 

Nous conservons également le moment de votre inscription et de votre consentement, sur la base de notre obligation légale de pouvoir démontrer notre conformité aux prescriptions applicables. Nous analysons également votre utilisation de notre newsletter, par exemple si vous l’avez ouvert ou avez cliqué sur certains liens, et traitons ces données afin d’optimiser et d’améliorer notre newsletter, sur la base de notre Intérêt Légitime.

Indépendamment de votre abonnement à notre newsletter, nous pouvons vous contacter par email pour vous informer de nos activités si vous avez déjà acheté un service similaire et ne vous êtes pas opposé à l’utilisation de votre adresse e-mail dans ce but. Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de votre adresse e-mail à cette fin à tout moment en nous contactant (voir les coordonnées à la section 13). Cette activité de traitement est fondée sur notre Intérêt Légitime à publier certaines offres et activités de notre entreprise ayant un lien avec nos interactions antérieures avec vous.

Pour nous conformer à nos obligations légales ou à d’autres intérêts légitimes.

Nous pouvons également traiter vos données personnelles si nous avons l’obligation légale de le faire ou pour d’autres motifs légitimes. Cela sera par exemple le cas, si nous devons divulguer certains renseignements aux autorités, ou les conserver à des fins fiscales ou comptables, ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de prétentions juridiques. Les données personnelles que nous traitons à cette fin sont celles que nous avons recueillies pour l’une des finalités indiquées ailleurs dans cette section 6. Nous conservons les données personnelles pour la durée de l’obligation légale qui nous est imposée.  

7. Nos activités avec votre Organisation 

Si vous êtes un utilisateur final d'un Service que nous fournissons à votre Organisation, ou si nous traitons pour toute autre raison vos données personnelles pour le compte de votre Organisation (par exemple si vous n'êtes pas un utilisateur, mais que vos données personnelles nous sont fournies par votre Organisation), veuillez lire ce qui suit : 

• Dans les situations décrites ci-dessus, notre traitement de vos données personnelles est régi par un contrat entre nous et votre Organisation. Nous traiterons vos données personnelles en tant que sous-traitant pour la fourniture de nos Services à nos clients ou, dans certains cas en tant que responsable du traitement pour nos opérations commerciales légitimes liées à la fourniture de ces Services, comme détaillé dans cette Déclaration.

• Cette Déclaration ne traite pas de la manière dont votre Organisation collecte et utilise vos données personnelles ou de la manière dont nous traitons vos données lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour votre Organisation. Veuillez vous référer à la politique relative à la protection des données de votre Organisation pour obtenir des informations sur ses activités de traitement.

• Certaines informations vous concernant peuvent nous être fournies directement par votre Organisation. Si tel est le cas, c'est votre Organisation qui est chargée de veiller à ce que vos données personnelles soient collectées et nous soient transférées conformément à toutes les lois applicables, sur la base d'un motif justificatif approprié.

• Si vous avez des demandes ou des questions concernant notre traitement de vos données personnelles pour le compte de votre Organisation, veuillez contacter directement votre Organisation. Par exemple, si vous souhaitez demander l'accès, la correction, la modification ou la suppression de données personnelles inexactes qui ont été transmises à l'origine par votre Organisation, veuillez adresser votre demande à votre Organisation. Si votre Organisation nous demande de supprimer vos données personnelles, nous répondrons à cette demande diligemment après vérification et conformément au cadre légal applicable (par exemple, délai de 30 jours selon la loi suisse ou le RGPD). 

• Si vous avez des questions sur nos opérations commerciales légitimes liées à la fourniture de nos Services à votre Organisation, veuillez nous contacter comme indiqué à la section 13.

8. Dans quelles circonstances communiquons-nous vos données personnelles à des tiers ?

Nous pouvons communiquer vos données personnelles à des tiers si cela est nécessaire pour la fourniture des Services ou pour d’autres motifs légitimes.

• Fournisseurs de services. Nous pouvons communiquer vos données personnelles à des tiers dans le cadre de l’exploitation des Services et à des sous-traitants tels que des fournisseurs de services informatiques, des fournisseurs de services cloud, de bases de données, de solutions de marketing automatisées et à des consultants, y compris Microsoft Azure (cloud/stockage), Hubspot (stockage/CRM),  Resend (envoi d'emails), Stripe (paiements). Des informations plus détaillées sur ces fournisseurs peuvent être trouvées au chapitre précédent.

• Evènements. Si vous vous inscrivez à des événements que nous organisons, les prestataires auxquels nous faisons appel pour les organiser auront accès aux informations nécessaires pour fournir leurs services. 

• Votre Organisation. Si vous utilisez un Service que nous fournissons à votre Organisation, nous partageons avec votre Organisation certaines données, telles que des données d'interaction et des données de diagnostic, pour lui permettre de gérer les Services.

• Nécessité juridique. Nous pouvons également communiquer vos données personnelles lorsque nous avons un intérêt légitime à le faire, par exemple (i) pour donner suite à une requête d’une autorité judiciaire ou conformément à une obligation imposée par la loi ; (ii) pour intenter ou défendre une prétention en justice ; ou (iii) dans le cadre de restructuration, notamment si nous transférons nos actifs à une autre société. 

9. Dans quelles circonstances vos données personnelles sont transférées à l’étranger ?

Nous hébergeons vos données personnelles sur des serveurs situés en Suisse et/ou dans l'Union européenne. 

En principe, nous ne transférons pas ni ne rendons accessibles vos données personnelles vers d’autres pays. Toutefois, dans certaines circonstances, en particulier dans le cadre de nos relations avec des sous-traitants, vos données personnelles peuvent être mises à disposition de destinataires situés à l’étranger (par exemple aux Etats-Unis, où certaines données peuvent être disponibles). Dans de tels cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, conformément aux lois applicables en matière de protection des données, par exemple en nous fondant sur des clauses contractuelles standards adoptées par la Commission européenne.

Si vous nous transmettez des données, vous êtes réputé consentir à ces transferts de données. Vous pouvez demander des renseignements supplémentaires à cet égard et obtenir une copie des garanties pertinentes sur demande en envoyant une requête à l’adresse de contact indiquée à la section 13.

10. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Nous effaçons ou rendons anonymes vos données personnelles dès qu'elles ne nous sont plus nécessaires à l’accomplissement des finalités visées dans la section 6 ci-dessus. Cette durée varie en fonction du type de données concernées et des exigences légales applicables. Vous trouverez davantage d'informations pour chaque type de traitement dans la section 6. 

Les informations relatives à votre compte utilisateur sont conservées aussi longtemps que votre compte est actif. Si vous supprimez votre compte utilisateur, nous supprimerons ou anonymiserons vos données personnelles dans un délai de 30 jours, à moins que les données ne doivent être conservées pour un motif légitime. Certaines informations vous concernant peuvent toutefois devoir être conservées pendant la durée de notre relation contractuelle avec votre Organisation, même si votre compte est supprimé (voir la section 7).

Compte tenu des obligations légales à notre charge, certaines informations se rapportant notamment à la relation contractuelle doivent être conservées pendant 10 ans au moins. 

11. Quelles mesures de sécurité sont appliquées ?

Nous nous employons à assurer la sécurité de vos données personnelles et avons mis en place des mesures physiques, techniques et organisationnelles dans le but de protéger vos données personnelles et empêcher l’accès non autorisé à celles-ci. Nous utilisons dans la mesure du possible des méthodes d’authentification à deux facteurs. Nous limitons l’accès à vos données personnelles aux personnes qui ont besoin d’y accéder aux fins décrites dans la présente Déclaration. En outre, nous utilisons des protocoles et mécanismes de sécurité standard pour la transmission de données sensibles. Lorsque vous saisissez des informations sensibles sur notre Solution, celles-ci sont cryptées au moyen de la technologie de sécurité des couches de transport (Transport Layer Security ; TLS).

Bien que nous prenions les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles, aucun service numérique n’est complètement sûr. Par conséquent, nous ne pouvons garantir que les données que vous nous fournissez sont protégées contre tout accès et vol non autorisés de tiers. Nous n’assumons aucune responsabilité à cet égard.

Internet est un environnement global. Par conséquent, en nous envoyant des informations par voie électronique, ces données peuvent être transférées à l’échelle internationale sur Internet en fonction de votre emplacement. Internet n’est pas un environnement sécurisé et cette Déclaration s’applique à notre utilisation de vos données personnelles une fois qu’elles sont sous notre contrôle seulement. Compte tenu de la nature d’Internet, toute transmission de données via Internet se fait à vos propres risques.

Si nous avons des raisons raisonnables de croire qu’une personne non autorisée a accédé à vos données personnelles, et que la loi applicable exige une notification, nous vous informerons rapidement de cet évènement par courriel (si nous disposons de votre adresse) et/ou par tout autre canal de communication (y compris en affichant un avis sur Silex).  

Comment utilisons-nous des cookies ou autres outils analytiques ?

Nous et nos prestataires de services tiers utilisons des cookies et d'autres technologies similaires (Cookies) en lien avec avec notre Solution afin de nous fournir nos Services, de nous assurer qu'ils fonctionnent correctement, d'analyser nos performances et de personnaliser votre expérience, lesquels sont susceptibles de traiter de manière automatisée des données sur votre appareil électronique et/ou de transférer des données personnelles vous concernant à nous ou à des tiers.

Vous pouvez consulter notre Notice d’information sur les Cookies pour avoir des informations supplémentaires sur notre utilisation des Cookies et sur la façon dont vous pouvez exercer un contrôle sur ceux-ci. 

12. Vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles ?

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles que nous traitons et pouvez demander entre autres qu’elles soient supprimées, mises à jour ou corrigées 

Si vous utilisez un Service fourni par votre Organisation, vous devez adresser vos demandes concernant notre utilisation de vos données personnelles pour le compte de votre Organisation directement à la personne de contact de votre Organisation, y compris toute demande d'exercice de vos droits concernant vos données personnelles (voir la section 7). 

Dans les autres cas, vous pouvez nous contacter directement pour exercer vos droits. Sauf disposition contraire de la loi, vous avez à tout moment le droit de savoir si nous traitons des données personnelles vous concernant, de connaître le contenu de ces données personnelles, vérifier leur exactitude, et dans la mesure autorisée par la loi, demander qu’elles soient complétées, mises à jour, corrigées ou supprimées. Vous avez également le droit de nous demander que nous cessions tout traitement spécifique de données personnelles qui auraient été obtenues ou traitées en violation du droit applicable, et émettre une objection à tout traitement de données personnelles pour un motif légitime. Toutefois, si vous n'êtes pas un utilisateur de nos Services, vous devez adresser vos demandes de renseignements sur l'utilisation de vos données personnelles par votre Organisation directement à celle-ci, y compris toute demande d'exercice de vos droits en matière de protection des données.

Si vous disposez d'un compte utilisateur, vous pouvez y consulter, mettre à jour, corriger ou supprimer les données personnelles disponibles dans votre compte utilisateur.

Si vous nous demandez de supprimer vos données personnelles de nos systèmes, nous donnerons suite à votre demande, sauf si nous devons conserver vos données pour un motif légal ou un autre motif légitime. Veuillez noter que toute information que nous avons sauvegardée peut rester dans le stockage de back-up pendant un certain temps après votre demande de suppression.

Lorsque nous nous fondons sur votre Consentement pour traiter vos données personnelles, nous solliciterons votre Consentement libre et spécifique en vous fournissant des indications aussi précises que possible. Vous pouvez révoquer votre Consentement à tout moment (sans que ce retrait n'affecte la licéité des traitements effectués avant cela).

Ce qui précède ne limite pas les autres droits que vous pourriez avoir en vertu de la législation applicable en matière de protection des données dans certaines circonstances.  

Vous trouverez de plus amples détails sur vos droits dans les sections 5 et 6 de cette Déclaration en rapport avec chaque activité de traitement que nous effectuons. Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits ou obtenir des informations supplémentaires à ce sujet, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées détaillées ci-dessous (voir la section 13).

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez en plus des droits décrits ci-dessus, adresser une réclamation à l'autorité de surveillance en matière de protection compétente, en particulier dans l’État Membre de votre résidence habituelle, lieu de travail ou lieu de la violation alléguée. 

Bien que cela ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons de nous contacter au préalable (voir la section 13) car nous pourrions être en mesure de répondre directement à votre demande.

13. Comment nous contacter ?

Si vous pensez que vos données personnelles ont été utilisées d’une manière qui n’est pas conforme à cette Déclaration, ou si vous avez des questions concernant la collecte ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à [email protected]

14. Modifications de cette Déclaration

Cette Déclaration peut faire l’objet de modifications, auquel cas vous serez informé de toute modification vous affectant concernant nos traitements de vos données personnelles par tout moyen approprié, y compris par e-mail et/ou via Silex (par exemple au moyen de bannières, fenêtres contextualisées ou autres mécanismes de notification). Si vous n’acceptez pas les modifications apportées, vous devez cesser d’accéder et/ou d’utiliser le Service impacté.

Dernière mise à jour : le 15 avril 2026.