Informativa sulla privacy

1. Introduzione

Noi di Ex Nunc Intelligence SA (noi, nostro o Ex Nunc) riconosciamo l'importanza della vostra privacy e della trasparenza.

La presente informativa sulla protezione dei dati (Informativa) descrive come trattiamo i vostri dati personali quando interagite con la nostra soluzione Silex, accessibile tramite l'applicazione web all'indirizzo: https://app.silex.legal/ (Silex), o con i servizi che forniamo in tale ambito (congiuntamente alla fornitura di Silex, i nostri Servizi). Silex è una soluzione SaaS (Software as a Service) che fornisce servizi di intelligenza artificiale (ricerca, chatbot, ecc.) destinati ad assistere i professionisti del diritto nelle loro ricerche e attività legali.

Utilizzando i nostri Servizi, riconoscete espressamente che possiamo trattare i vostri dati personali in conformità con la presente Informativa.

La presente Informativa è parte integrante ed è incorporata nelle condizioni d'uso di Silex (CGU). I termini che iniziano con una maiuscola non definiti nel presente documento hanno il significato ad essi attribuito nelle CGU.

2. Versione sintetica

Quanto segue riassume, senza sostituirlo, il contenuto della presente Informativa. Vi raccomandiamo di leggerla integralmente.

• Il nostro ruolo. Noi, Ex Nunc Intelligence SA, agiamo in qualità di titolari del trattamento dei vostri dati personali (per le nostre attività, ma non per quelle di fornitori terzi) (vedere la sezione 3);

Tuttavia, se trattiamo i vostri dati per fornire i nostri servizi a un'organizzazione a cui siete affiliati (la vostra Organizzazione), agiamo in linea di principio come responsabili del trattamento per conto della vostra Organizzazione. Vi invitiamo a fare riferimento alle politiche sulla protezione dei dati della vostra Organizzazione per ottenere informazioni su come essa tratta i vostri dati (vedere la sezione 7);

• I dati che raccogliamo. Raccogliamo i dati personali che ci fornite, che la vostra Organizzazione ci trasmette o che terzi ci forniscono. Raccogliamo inoltre automaticamente alcune informazioni quando interagite con i Servizi (vedere la sezione 4);

• Come utilizziamo i dati. Trattiamo i vostri dati personali in conformità con le leggi svizzere e con le altre normative sulla protezione dei dati a noi applicabili. In particolare, trattiamo i vostri dati solo quando abbiamo un motivo legittimo per farlo (vedere la sezione 5) e unicamente per ragioni specifiche (principalmente allo scopo di fornire i nostri Servizi, gestire Silex e per altri motivi legittimi descritti nel presente documento) (vedere la sezione 6);

• Hosting e trasferimenti. Ospitiamo i vostri dati personali in Svizzera e/o nell'Unione Europea. Non li condividiamo con terzi né li trasferiamo all'estero, a meno che ciò non sia necessario per il funzionamento dei nostri Servizi e consentito dalle leggi vigenti. Ciò può verificarsi, ad esempio, quando ci avvaliamo di fornitori di servizi o dobbiamo interagire con terzi per svolgere le nostre attività professionali (vedere le sezioni 7 e 9);

• Conservazione. Non conserviamo i vostri dati personali più a lungo di quanto necessario per raggiungere gli obiettivi definiti nella presente Informativa (vedere la sezione 1);

• Sicurezza. Adottiamo misure di sicurezza adeguate e ci impegniamo a proteggere i vostri dati personali. Tuttavia, nessuna infrastruttura informatica è totalmente sicura e non possiamo garantire che la nostra lo sia (vedere la sezione 11);

• I vostri diritti. Potete contattarci tramite l'indirizzo email data@silex.legal per esercitare i vostri diritti relativi ai vostri dati personali (vedere le sezioni 12 e 13).
  

3. Chi è responsabile del trattamento dei vostri dati personali?

Ex Nunc Intelligence SA, EPFL Innovation Park, Bâtiment C, 1015 Losanna, è responsabile del trattamento dei vostri dati personali. Troverete i nostri recapiti qui sotto nella sezione 13.

La presente Informativa si applica solo ai trattamenti di dati personali effettuati da noi o per nostro conto. Possiamo fornire link a siti web, contenuti o servizi di terze parti. Tuttavia, non siamo responsabili delle loro politiche relative alla protezione dei dati. La raccolta e l'utilizzo dei vostri dati personali da parte di tali fornitori terzi sono disciplinati dalle rispettive politiche sulla protezione dei dati, che vi raccomandiamo di leggere attentamente.

Come indicato più dettagliatamente nella presente Informativa, possiamo trattare i vostri dati personali nell'ambito dei servizi professionali che forniamo al vostro datore di lavoro, o all'organizzazione a cui siete affiliati in qualsiasi altro modo (la vostra Organizzazione). La presente Informativa non disciplina il modo in cui la vostra Organizzazione tratta i vostri dati personali tramite i Servizi. Dovete fare riferimento alle politiche della vostra Organizzazione per ottenere informazioni su come i vostri dati vengono trattati in tale contesto. Si prega di fare riferimento alla sezione 7 qui sotto per ulteriori informazioni a riguardo.

4. Come raccogliamo i vostri dati personali?

Raccogliamo i dati personali che voi o la vostra Organizzazione ci fornite.
Raccogliamo i dati personali che voi o la vostra Organizzazione ci fornite utilizzando i Servizi, ad esempio quando utilizzate la nostra Soluzione, create o gestite un account utente, compilate moduli, vi iscrivete alla nostra newsletter o partecipate a una transazione.

È obbligatorio completare i campi dati identificati come tali. Se uno o più campi dati obbligatori non vengono compilati, non saremo in grado di fornire l'accesso ai Servizi. Non siete tenuti a compilare i campi dati facoltativi per accedere ai Servizi. Tali campi possono essere compilati in un secondo momento tramite il vostro account utente.

Alcune informazioni che vi riguardano possono anche esserci fornite direttamente dai nostri utenti.
Anche se non siete utenti dei nostri Servizi, possiamo raccogliere alcune informazioni che vi riguardano se ci vengono fornite da uno dei nostri utenti. Tali informazioni possono essere trasmesse tramite i prompt (richieste) inviati a Silex o tramite i file caricati su Silex dai nostri utenti. I dati raccolti dipendono interamente dal contenuto che i nostri utenti scelgono di inviare o caricare su Silex.

Alcuni dati personali vengono raccolti anche in modo automatizzato, in particolare per monitorare l'utilizzo dei Servizi.
Possiamo anche raccogliere dati personali in modo automatizzato, inclusi l'uso di cookie e altri elementi attivi come un sistema di tracciamento interno per monitorare l'utilizzo dei Servizi e determinarne il consumo, come descritto più avanti nella presente Informativa.

Potete definire alcune autorizzazioni relative alla raccolta automatica dei vostri dati personali quando configurate il vostro dispositivo o il vostro browser Internet in base alle funzionalità disponibili. [Potete inoltre definire alcune impostazioni per la raccolta automatizzata dei vostri dati personali tramite il plugin di gestione dei cookie disponibile su Silex.]

I dati che trattiamo possono contenere dati sensibili.
Le informazioni fornite possono contenere dati sensibili che vi riguardano, in particolare dati relativi a casellario giudiziale, condanne penali, decisioni giudiziarie, procedimenti giudiziari in corso o passati, salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, nonché dati biometrici o relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale (Dati sensibili). Ciò può verificarsi in particolare quando un utente invia documenti legali, fascicoli cliente o altri contenuti nell'ambito dell'utilizzo di Silex. In particolare, essendo i nostri utenti liberi di porre domande relative ai propri casi, possiamo trattare indirettamente, tramite le loro domande, dati personali riguardanti condanne o qualsiasi altro dato sensibile che abbiano fornito autonomamente.

Tratteremo tali Dati sensibili in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati e con quanto indicato nella presente Informativa.

5. In che modo trattiamo i vostri dati personali?

Trattiamo i vostri dati personali in conformità con le leggi applicabili e solo se abbiamo un motivo valido per farlo.
Trattiamo i vostri dati personali in conformità con le leggi applicabili, in particolare la legge svizzera sulla protezione dei dati e, nella misura in cui ci sono applicabili, altre legislazioni sulla protezione dei dati, in particolare il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR), manualmente o automaticamente tramite strumenti informatici.

Ciò significa che trattiamo i vostri dati personali solo per ragioni specifiche (vedere la sezione 6) e unicamente se disponiamo di un motivo valido per farlo.

6. Per quali finalità trattiamo i vostri dati personali?

Per fornire i nostri Servizi e far funzionare Silex
Trattiamo principalmente i vostri dati personali per gestire Silex e/o fornirvi i Servizi, incluso consentirvi di creare e gestire un account utente.

Per i nostri legittimi interessi commerciali legati alla fornitura dei Servizi, inclusi la garanzia della sicurezza dei Servizi, il loro miglioramento, nonché a fini di monitoraggio o statistici.
Possiamo inoltre trattare i vostri dati personali per le nostre operazioni commerciali legittime legate alla fornitura dei nostri Servizi per (i) garantire che i nostri Servizi siano forniti in modo efficiente e sicuro (ad esempio, tramite un'analisi interna della stabilità e della sicurezza dei Servizi, aggiornamenti e risoluzione dei problemi); (ii) garantire la sicurezza della nostra infrastruttura e delle reti IT; (iii) beneficiare o ricorrere a servizi necessari alla fornitura dei nostri Servizi presso terzi a una tariffa competitiva (ad es. possiamo scegliere di utilizzare determinati servizi offerti da fornitori terzi piuttosto che realizzarli internamente); (iv) migliorare e sviluppare i Servizi (incluso il monitoraggio delle prestazioni o dell'utilizzo dei Servizi, nonché a fini statistici).

In questo contesto, ci basiamo generalmente sui nostri Legittimi Interessi. Possiamo inoltre trattare i vostri dati se abbiamo ottenuto il vostro Consenso preventivo. Potete revocare il vostro Consenso, o opporvi a tali attività di trattamento, in qualsiasi momento.

Per inviarLe la nostra newsletter e altre informazioni pubblicitarie.
Se si iscrive alla nostra newsletter, raccogliamo i Suoi dati di contatto (nome e indirizzo e-mail) e li utilizziamo per fornirLe il servizio, sulla base del Suo consenso. Può annullare l'iscrizione alla newsletter in qualsiasi momento; in tal caso, i Suoi dati di contatto verranno eliminati.

Conserviamo inoltre il momento della Sua iscrizione e del Suo consenso, in base al nostro obbligo legale di poter dimostrare la conformità alle disposizioni applicabili. Analizziamo anche il Suo utilizzo della nostra newsletter, ad esempio se l'ha aperta o ha cliccato su determinati link, e trattiamo tali dati per ottimizzare e migliorare la nostra newsletter, sulla base del nostro Legittimo Interesse.

Indipendentemente dall'iscrizione alla nostra newsletter, potremmo contattarLa via e-mail per informarLa sulle nostre attività qualora abbia già acquistato un servizio simile e non si sia opposto all'utilizzo del Suo indirizzo e-mail a tale scopo. Può opporsi all'utilizzo del Suo indirizzo e-mail per questa finalità in qualsiasi momento contattandoci (vedere i recapiti nella sezione 13). Questa attività di trattamento si basa sul nostro Legittimo Interesse a promuovere offerte e attività della nostra azienda correlate alle nostre precedenti interazioni con Lei.

Per adempiere ai nostri obblighi legali o per altri legittimi interessi.
Possiamo inoltre trattare i Suoi dati personali qualora vi sia un obbligo legale o per altri motivi legittimi. Ciò avviene, ad esempio, se dobbiamo divulgare determinate informazioni alle autorità, conservarle per finalità fiscali o contabili, oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. I dati personali trattati a tal fine sono quelli raccolti per una delle finalità indicate altrove in questa sezione 6. Conserviamo i dati personali per la durata prevista dall'obbligo legale a cui siamo soggetti.  

7. Le nostre attività con la Sua Organizzazione

Se Lei è un utente finale di un Servizio che forniamo alla Sua Organizzazione, o se per qualsiasi altro motivo trattiamo i Suoi dati personali per conto della Sua Organizzazione (ad esempio, se non è un utente ma i Suoi dati personali ci vengono forniti dalla Sua Organizzazione), La invitiamo a leggere quanto segue:

• Nelle situazioni sopra descritte, il nostro trattamento dei Suoi dati personali è regolato da un contratto tra noi e la Sua Organizzazione. Tratteremo i Suoi dati personali in qualità di responsabile del trattamento per la fornitura dei nostri Servizi ai nostri clienti o, in alcuni casi, come titolare del trattamento per le nostre legittime operazioni commerciali connesse alla fornitura di tali Servizi, come dettagliato nella presente Informativa.

• La presente Informativa non disciplina le modalità con cui la Sua Organizzazione raccoglie e utilizza i Suoi dati personali, né il modo in cui trattiamo i Suoi dati quando agiamo in qualità di responsabile del trattamento per conto della Sua Organizzazione. Per informazioni sulle relative attività di trattamento, La invitiamo a consultare l'informativa sulla protezione dei dati della Sua Organizzazione.

• Alcune informazioni che La riguardano potrebbero esserci fornite direttamente dalla Sua Organizzazione. In tal caso, spetta alla Sua Organizzazione garantire che i Suoi dati personali siano raccolti e trasferiti a noi in conformità con tutte le leggi vigenti, sulla base di un'idonea base giuridica.

• Per richieste o domande riguardanti il trattamento dei Suoi dati personali per conto della Sua Organizzazione, La preghiamo di contattare direttamente quest'ultima. Ad esempio, se desidera richiedere l'accesso, la rettifica, la modifica o la cancellazione di dati personali inesatti originariamente trasmessi dalla Sua Organizzazione, La invitiamo a rivolgere la richiesta direttamente a essa. Se la Sua Organizzazione ci richiede di eliminare i Suoi dati personali, daremo seguito a tale richiesta tempestivamente, previa verifica e in conformità con il quadro normativo applicabile (ad esempio, entro il termine di 30 giorni previsto dalla legge svizzera o dal GDPR).

• Per domande sulle nostre legittime operazioni commerciali legate alla fornitura dei nostri Servizi alla Sua Organizzazione, La invitiamo a contattarci come indicato nella sezione 13.
  

8. In quali circostanze comunichiamo i Suoi dati personali a terzi?

Possiamo comunicare i Suoi dati personali a terzi qualora ciò sia necessario per la fornitura dei Servizi o per altri motivi legittimi.

• Fornitori di servizi. Possiamo comunicare i Suoi dati personali a terzi nell'ambito della gestione dei Servizi e a sub-incaricati come fornitori di servizi informatici, fornitori di servizi cloud, database, soluzioni di marketing automatizzato e consulenti, inclusi Microsoft Azure (cloud/archiviazione), Hubspot (archiviazione/CRM),  Invia di nuovo (invio di email), Stripe (pagamenti). Informazioni più dettagliate su tali fornitori sono disponibili nel capitolo precedente.

• Eventi. Se vi iscrivete a eventi da noi organizzati, i fornitori di cui ci avvaliamo per la loro gestione avranno accesso alle informazioni necessarie per fornire i propri servizi.

• La vostra Organizzazione. Se utilizzate un Servizio che forniamo alla vostra Organizzazione, condividiamo con quest'ultima alcuni dati, come i dati di interazione e di diagnostica, per consentirle di gestire i Servizi.

• Necessità legale. Possiamo inoltre comunicare i vostri dati personali quando abbiamo un legittimo interesse a farlo, ad esempio (i) per dare seguito a una richiesta di un'autorità giudiziaria o in conformità con un obbligo imposto dalla legge; (ii) per intentare o difendere un'azione legale; o (iii) nell'ambito di una ristrutturazione, in particolare qualora trasferissimo i nostri asset a un'altra società.
  

9. In quali circostanze i vostri dati personali vengono trasferiti all'estero?

Ospitiamo i vostri dati personali su server situati in Svizzera e/o nell'Unione europea.

In linea di principio, non trasferiamo né rendiamo accessibili i vostri dati personali verso altri paesi. Tuttavia, in determinate circostanze, in particolare nell'ambito dei nostri rapporti con i subappaltatori, i vostri dati personali potrebbero essere messi a disposizione di destinatari situati all'estero (ad esempio negli Stati Uniti, dove alcuni dati potrebbero essere disponibili). In tali casi, ci assicuriamo che siano in atto garanzie appropriate, in conformità con le leggi vigenti in materia di protezione dei dati, ad esempio basandoci sulle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea.

Se ci trasmettete dei dati, si considera che acconsentiate a tali trasferimenti. Potete richiedere ulteriori informazioni a riguardo e ottenere una copia delle garanzie pertinenti inviando una richiesta all'indirizzo di contatto indicato nella sezione 13.

10. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?

I vostri dati non vengono conservati più a lungo del necessario. Cancelliamo o rendiamo anonimi i vostri dati personali non appena non sono più necessari per il perseguimento delle finalità indicate nella sezione 6 di cui sopra. Tale durata varia in base al tipo di dati interessati e ai requisiti legali applicabili. Maggiori informazioni per ciascun tipo di trattamento sono disponibili nella sezione 6.

Le informazioni relative al vostro account utente vengono conservate finché l'account rimane attivo. Se eliminate il vostro account utente, provvederemo a cancellare o rendere anonimi i vostri dati personali entro 30 giorni, a meno che non sussista un motivo legittimo per la loro conservazione. Alcune informazioni che vi riguardano potrebbero tuttavia dover essere conservate per tutta la durata del nostro rapporto contrattuale con la vostra Organizzazione, anche in caso di eliminazione dell'account (si veda la sezione 7).

In ottemperanza agli obblighi di legge a nostro carico, alcune informazioni relative, in particolare, al rapporto contrattuale devono essere conservate per almeno 10 anni.

11. Quali misure di sicurezza vengono applicate?

Ci impegniamo a garantire la sicurezza dei vostri dati personali e abbiamo implementato misure fisiche, tecniche e organizzative volte a proteggere i vostri dati personali e a impedirne l'accesso non autorizzato. Utilizziamo, ove possibile, metodi di autenticazione a due fattori. Limitiamo l'accesso ai vostri dati personali alle sole persone che necessitano di accedervi per le finalità descritte nella presente Informativa. Inoltre, utilizziamo protocolli e meccanismi di sicurezza standard per la trasmissione di dati sensibili. Quando inserite informazioni sensibili sulla nostra Soluzione, queste vengono crittografate tramite la tecnologia di sicurezza Transport Layer Security (TLS).

Sebbene adottiamo le misure appropriate per proteggere i vostri dati personali, nessun servizio digitale è completamente sicuro. Di conseguenza, non possiamo garantire che i dati forniti siano protetti da accessi non autorizzati o furti da parte di terzi. Non ci assumiamo alcuna responsabilità a tale riguardo.

Internet è un ambiente globale. Di conseguenza, inviandoci informazioni per via elettronica, tali dati potrebbero essere trasferiti a livello internazionale su Internet a seconda della vostra posizione. Internet non è un ambiente sicuro e la presente Informativa si applica al nostro utilizzo dei vostri dati personali solo una volta che questi sono sotto il nostro controllo. Data la natura di Internet, qualsiasi trasmissione di dati via Internet avviene a vostro rischio e pericolo.

Se abbiamo ragionevoli motivi per ritenere che una persona non autorizzata abbia avuto accesso ai vostri dati personali e la legge applicabile richieda una notifica, vi informeremo tempestivamente di tale evento via e-mail (se disponiamo del vostro indirizzo) e/o tramite qualsiasi altro canale di comunicazione (incluso la pubblicazione di un avviso su Silex).  

Come utilizziamo i cookie o altri strumenti analitici?

Noi e i nostri fornitori di servizi terzi utilizziamo cookie e altre tecnologie simili (Cookie) in relazione alla nostra Soluzione per fornirvi i nostri Servizi, assicurarci che funzionino correttamente, analizzare le nostre prestazioni e personalizzare la vostra esperienza; tali tecnologie potrebbero trattare in modo automatizzato i dati sul vostro dispositivo elettronico e/o trasferire dati personali che vi riguardano a noi o a terzi.

Potete consultare la nostra Informativa sui Cookie per ulteriori informazioni sul nostro utilizzo dei Cookie e su come potete esercitare il controllo su di essi.

12. I vostri diritti in merito al trattamento dei vostri dati personali?

Avete il diritto di accedere ai vostri dati personali che trattiamo e potete richiedere, tra l'altro, che vengano eliminati, aggiornati o corretti
‍ Se utilizzate un Servizio fornito dalla vostra Organizzazione, dovete rivolgere le vostre richieste riguardanti il nostro utilizzo dei vostri dati personali per conto della vostra Organizzazione direttamente alla persona di contatto della vostra Organizzazione, inclusa qualsiasi richiesta di esercizio dei vostri diritti relativi ai vostri dati personali (vedere la sezione 7).

Negli altri casi, potete contattarci direttamente per esercitare i vostri diritti. Salvo diversa disposizione di legge, avete in qualsiasi momento il diritto di sapere se trattiamo dati personali che vi riguardano, di conoscere il contenuto di tali dati personali, di verificarne l'esattezza e, nella misura consentita dalla legge, di richiederne l'integrazione, l'aggiornamento, la rettifica o la cancellazione. Avete inoltre il diritto di chiederci di cessare qualsiasi trattamento specifico di dati personali ottenuti o trattati in violazione della legge applicabile, e di opporvi a qualsiasi trattamento di dati personali per un motivo legittimo. Tuttavia, se non siete utenti dei nostri Servizi, dovete rivolgere le vostre richieste di informazioni sull'utilizzo dei vostri dati personali da parte della vostra Organizzazione direttamente a quest'ultima, inclusa qualsiasi richiesta di esercizio dei vostri diritti in materia di protezione dei dati.

Se disponete di un account utente, potete consultare, aggiornare, correggere o eliminare i dati personali disponibili nel vostro account.

Se ci chiedete di eliminare i vostri dati personali dai nostri sistemi, daremo seguito alla vostra richiesta, a meno che non siamo tenuti a conservare i vostri dati per un motivo legale o altro motivo legittimo. Si prega di notare che qualsiasi informazione salvata potrebbe rimanere nello spazio di archiviazione di backup per un certo periodo dopo la richiesta di eliminazione.

Quando ci basiamo sul vostro Consenso per trattare i vostri dati personali, richiederemo il vostro Consenso libero e specifico fornendovi indicazioni quanto più precise possibile. Potete revocare il vostro Consenso in qualsiasi momento (senza che tale revoca pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati in precedenza).

Quanto sopra non limita gli altri diritti di cui potreste godere in virtù della legislazione applicabile in materia di protezione dei dati in determinate circostanze.  

Troverete maggiori dettagli sui vostri diritti nelle sezioni 5 e 6 della presente Informativa in relazione a ciascuna attività di trattamento che effettuiamo. Se desiderate esercitare uno dei vostri diritti o ottenere ulteriori informazioni al riguardo, vi preghiamo di contattarci utilizzando i recapiti dettagliati di seguito (vedere la sezione 13).

Avete il diritto di presentare un reclamo all'autorità competente.
Se non siete soddisfatti del modo in cui trattiamo i vostri dati personali, oltre ai diritti sopra descritti, potete presentare un reclamo all'autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati, in particolare nello Stato membro in cui risiedete abitualmente, lavorate o nel luogo in cui si è verificata la presunta violazione.

Sebbene non sia obbligatorio, vi consigliamo di contattarci preventivamente (vedere la sezione 13) poiché potremmo essere in grado di rispondere direttamente alla vostra richiesta.

13. Come contattarci?

Se ritenete che i vostri dati personali siano stati utilizzati in modo non conforme alla presente Informativa, o se avete domande riguardanti la raccolta o il trattamento dei vostri dati personali, potete contattarci all'indirizzo data@silex.legal

14. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa può essere soggetta a modifiche; in tal caso, sarete informati di qualsiasi modifica che vi riguardi in merito al trattamento dei vostri dati personali con qualsiasi mezzo appropriato, inclusi e-mail e/o tramite Silex (ad esempio mediante banner, finestre contestualizzate o altri meccanismi di notifica). Se non accettate le modifiche apportate, dovete cessare di accedere e/o utilizzare il Servizio interessato.

Ultimo aggiornamento: 15 aprile 2026.