Informativa sulla privacy

1. Introduzione

Noi di Ex Nunc Intelligence SA (noi, nostro o Ex Nunc) riconosciamo l’importanza della Sua privacy e della trasparenza.

La presente politica sulla privacy (la «Politica sulla privacy») descrive come trattiamo i Suoi dati personali quando Lei interagisce con la nostra soluzione Silex, accessibile tramite l’applicazione web all’indirizzo https://app.silex.legal/ («la nostra Soluzione» o «Silex») o tramite il sito https://silex.legal/, nonché con i servizi che forniamo in tale ambito (unitamente alla fornitura di Silex, i «nostri Servizi»). Silex è una soluzione SaaS (Software as a Service) che fornisce servizi di intelligenza artificiale (ricerca, chatbot, ecc.) destinati ad assistere i professionisti del diritto nelle loro ricerche e attività giuridiche.

Utilizzando i nostri Servizi, Lei riconosce espressamente che possiamo trattare i Suoi dati personali conformemente alla presente Politica sulla privacy.

La Politica sulla privacy costituisce parte integrante delle Condizioni generali di utilizzo di Silex («CGU») ed è incorporata in esse. Le CGU sono accessibili all’indirizzo: https://silex.legal/it/condizioni-generali. I termini con iniziale maiuscola non definiti nella Politica sulla privacy hanno il significato loro attribuito nelle CGU.

2. Versione sintetica

Quanto segue riassume, senza sostituirlo, il contenuto della presente Politica sulla privacy. Le raccomandiamo di leggerla integralmente.

• Il nostro ruolo. Noi, Ex Nunc Intelligence SA, agiamo in qualità di titolare del trattamento dei Suoi dati personali per le nostre attività, ma non per quelle di fornitori terzi (vedi la sezione 3); tuttavia, se trattiamo i Suoi dati per fornire i nostri Servizi a un’organizzazione a cui Lei è affiliato/a (la «Sua Organizzazione»), agiamo di norma in qualità di responsabile del trattamento per conto della Sua Organizzazione. Per informazioni su come la Sua Organizzazione tratta i Suoi dati, La invitiamo a consultare le sue politiche in materia di protezione dei dati (vedi la sezione 7);
• I dati che raccogliamo. Raccogliamo i dati personali che Lei ci fornisce, che la Sua Organizzazione ci trasmette o che ci vengono forniti da terzi. Raccogliamo inoltre automaticamente determinate informazioni quando Lei interagisce con i Servizi (vedi la sezione 4);
• Come li utilizziamo. Trattiamo i Suoi dati personali conformemente al diritto svizzero e alle altre leggi sulla protezione dei dati a noi applicabili. In particolare, trattiamo i Suoi dati solo quando disponiamo di un motivo valido per farlo (vedi la sezione 5) e unicamente per finalità specifiche, principalmente per fornire i nostri Servizi, gestire Silex e per le altre finalità legittime descritte nella presente Politica sulla privacy (vedi la sezione 6);
• Conservazione, trattamento e trasferimenti. I dati persistenti, compresi la banca dati, i documenti e i backup cifrati, sono conservati in Svizzera presso Infomaniak, a Ginevra. Azure Switzerland North, a Zurigo, è utilizzato esclusivamente per il calcolo, l’elaborazione applicativa e l’inferenza IA: non vi è conservato alcun dato. L’inferenza LLM comporta una finestra temporanea di decifratura in memoria, che determina un’esposizione residua allo US CLOUD Act limitatamente a tale finestra. È prevista una migrazione verso GPU svizzere nel 2027. Gli altri responsabili del trattamento e le garanzie applicabili ai trasferimenti sono descritti nelle sezioni 8 e 9;
• Conservazione dei dati. I dati sono conservati per tutta la durata di attività dell’account. Su richiesta esplicita o alla chiusura dell’account, sono cancellati senza indugio dalla banca dati attiva e al più tardi entro 14 giorni; le copie residue presenti nei backup cifrati sono eliminate 14 giorni dopo l’effettiva cancellazione. I log tecnici sono conservati per 30 giorni e successivamente cancellati in modo definitivo. Alcuni dati devono essere conservati più a lungo in virtù di obblighi legali (vedi la sezione 10);
• Sicurezza. Adottiamo misure di sicurezza adeguate e ci impegniamo a proteggere i Suoi dati personali. Tuttavia, nessuna infrastruttura informatica è completamente sicura e non possiamo garantire che la nostra lo sia (vedi la sezione 11);
• I Suoi diritti. Per esercitare i Suoi diritti relativi ai Suoi dati personali può contattarci all’indirizzo e-mail data@silex.legal (vedi le sezioni 13 e 14).
  

3. Chi è responsabile del trattamento dei vostri dati personali?

Ex Nunc Intelligence SA, CHE-439.808.328, EPFL Innovation Park, Edificio I, 1015 Losanna, Svizzera, è il titolare del trattamento dei Suoi dati personali. I nostri recapiti sono indicati di seguito nella sezione 14.

La Politica sulla privacy si applica unicamente ai trattamenti di dati personali effettuati da noi o su nostro incarico. Possiamo fornire link a siti web, contenuti o servizi di terzi. Non siamo tuttavia responsabili delle loro politiche in materia di protezione dei dati. La raccolta e l’utilizzo dei Suoi dati personali da parte di tali fornitori terzi sono disciplinati dalle rispettive politiche in materia di protezione dei dati, che La invitiamo a leggere attentamente.

Come illustrato più dettagliatamente nella presente Politica sulla privacy, possiamo trattare i Suoi dati personali nell’ambito dei servizi professionali che forniamo al Suo datore di lavoro o alla Sua Organizzazione. La Politica sulla privacy non disciplina il modo in cui la Sua Organizzazione tratta i Suoi dati personali tramite i Servizi. Per informazioni sul modo in cui i Suoi dati sono trattati in tale ambito, La invitiamo a consultare le politiche della Sua Organizzazione. Per ulteriori informazioni al riguardo, si rimanda alla sezione 7 qui di seguito.

4. Come raccogliamo i vostri dati personali?

Raccogliamo i dati personali che Lei o la Sua Organizzazione ci fornite.

Raccogliamo i dati personali che Lei o la Sua Organizzazione ci fornite utilizzando i Servizi, ad esempio quando Lei utilizza la nostra Soluzione, crea o gestisce un account utente, compila moduli, si iscrive alla nostra newsletter o partecipa a una transazione.

Lei deve compilare i campi contrassegnati come obbligatori. Se uno o più di tali campi non sono compilati, non saremo in grado di darLe accesso ai Servizi. Non è tenuto/a a compilare i campi facoltativi per accedere ai Servizi. Tali campi possono essere compilati in un secondo momento tramite il Suo account utente.

Alcuni dati personali che La riguardano possono anche esserci forniti direttamente dai nostri utenti.

Anche se Lei non è un utente dei nostri Servizi, possiamo raccogliere determinate informazioni che La riguardano se ci vengono fornite da uno dei nostri utenti. Tali informazioni possono essere trasmesse tramite i prompt (richieste) inviati a Silex o tramite i file caricati in Silex dai nostri utenti. I dati raccolti dipendono interamente dai contenuti che i nostri utenti scelgono di inviare o caricare in Silex.

Alcuni dati personali sono inoltre raccolti in modo automatizzato, in particolare per monitorare l’utilizzo dei Servizi.

Possiamo inoltre raccogliere automaticamente dati personali, in particolare mediante cookie e altre tecnologie analoghe, nonché mediante un sistema di monitoraggio interno, al fine di monitorare l’utilizzo dei Servizi e misurarne il consumo, come descritto più avanti nella presente Politica sulla privacy.

A seconda delle funzionalità disponibili, Lei può definire determinate autorizzazioni relative alla raccolta automatica dei Suoi dati personali quando configura il Suo dispositivo o il Suo browser. Può inoltre definire determinate impostazioni per la raccolta automatizzata dei Suoi dati personali tramite lo strumento di gestione dei cookie disponibile su Silex.

I dati che trattiamo possono contenere dati degni di particolare protezione.

Le informazioni che Lei fornisce possono contenere dati degni di particolare protezione che La riguardano, in particolare dati relativi al casellario giudiziale, a condanne penali, a decisioni giudiziarie, a procedimenti giudiziari in corso o conclusi, alla salute, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale, nonché dati biometrici o dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale (i «Dati degni di particolare protezione»). Ciò può verificarsi in particolare quando un utente invia documenti giuridici, incarti di clienti o altri contenuti nell’ambito dell’utilizzo di Silex. In particolare, poiché i nostri utenti sono liberi di porre domande relative ai loro incarti, possiamo trattare indirettamente, tramite tali domande, dati personali relativi a condanne o qualsiasi altro dato degno di particolare protezione che essi stessi abbiano inserito.

Trattiamo tali Dati degni di particolare protezione conformemente alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati e alla presente Politica sulla privacy.

5. In che modo trattiamo i vostri dati personali?

Trattiamo i Suoi dati personali conformemente alle leggi applicabili e solo se disponiamo di un motivo valido per farlo.

Trattiamo i Suoi dati personali conformemente alle leggi applicabili, in particolare alla legge federale sulla protezione dei dati nonché, nella misura in cui ci siano applicabili, ad altre normative sulla protezione dei dati, in particolare al regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati («RGPD»), manualmente o automaticamente mediante strumenti informatici.

Ciò significa che trattiamo i Suoi dati personali solo per finalità specifiche (vedi la sezione 6) e unicamente se disponiamo di un motivo valido per farlo.

Informazioni aggiuntive sulle nostre basi giuridiche

• Quali sono le nostre basi giuridiche?

• Necessità contrattuale. Il trattamento dei dati è necessario per adempiere ai nostri obblighi contrattuali nei Suoi confronti o per adottare misure precontrattuali su Sua richiesta. Ciò avviene in particolare quando il trattamento è necessario per fornirLe i Servizi, come indicato nella sezione 6 qui di seguito. Qualora si applichi il RGPD, questo tipo di trattamento si fonda sull’art. 6 par. 1 lett. b RGPD.
• Interessi legittimi. Il trattamento è necessario per il perseguimento dei nostri interessi legittimi, e soltanto nella misura in cui i Suoi interessi o i Suoi diritti e libertà fondamentali non impongano di rinunciare al trattamento. Qualora si applichi il RGPD, questo tipo di trattamento si fonda sull’art. 6 par. 1 lett. f RGPD.
• Consenso. Otteniamo il Suo consenso preventivo in modo chiaro e univoco. Il Consenso può essere revocato in qualsiasi momento. La revoca del Consenso non pregiudica tuttavia la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. Per i minori di 16 anni, il Consenso deve essere prestato da un adulto titolare dell’autorità parentale. Qualora si applichi il RGPD, questo tipo di trattamento si fonda sull’art. 6 par. 1 lett. a RGPD.
• Obbligo legale. Il trattamento è necessario per adempiere ai nostri obblighi legali o regolamentari. Qualora si applichi il RGPD, questo tipo di trattamento si fonda sull’art. 6 par. 1 lett. c RGPD.

Che cosa vale per i Dati degni di particolare protezione?

Inoltre, trattiamo i Suoi Dati degni di particolare protezione solo se abbiamo ottenuto il Suo consenso esplicito per una o più finalità specifiche o se possiamo fondarci su un altro motivo giustificativo conformemente alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Che cosa vale quando agiamo in qualità di responsabile del trattamento?

Quando agiamo in qualità di responsabile del trattamento per l’Organizzazione a cui Lei è affiliato/a, il nostro trattamento dei Suoi dati è disciplinato dal contratto tra noi e la Sua Organizzazione (vedi la sezione 7).

Se Lei non è un cliente o un utente dei nostri Servizi, ma i Suoi dati personali sono contenuti in file dei nostri utenti, trattiamo i Suoi dati personali in qualità di responsabile del trattamento per fornire i nostri Servizi ai nostri utenti. In tal caso, il nostro trattamento dei Suoi dati personali è disciplinato da un contratto tra noi e l’utente interessato. La Politica sulla privacy non disciplina il modo in cui i nostri utenti utilizzano i Suoi dati personali. La invitiamo a consultare la politica dell’utente che ci ha trasmesso i Suoi dati e a contattarlo direttamente per qualsiasi domanda relativa all’utilizzo dei Suoi dati personali da parte sua.

Informazioni aggiuntive sulla profilazione e sulle decisioni automatizzate

Non trattiamo i Suoi dati personali per creare un profilo che La riguarda (profilazione).

Non adottiamo inoltre decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici nei Suoi confronti o che incidano in modo significativo sulla Sua persona (decisioni individuali automatizzate).

6. Per quali finalità trattiamo i vostri dati personali?

Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità:

Per fornire i nostri Servizi e far funzionare Silex

Trattiamo principalmente i Suoi dati personali per gestire Silex e/o fornirLe i Servizi, anche per consentirLe di creare e gestire un account utente.

In nessun caso utilizziamo i Suoi dati personali per addestrare, perfezionare o migliorare i modelli di intelligenza artificiale e/o di apprendimento automatico su cui si basano i nostri Servizi.

Informazioni aggiuntive

• Per gestire le sottoscrizioni di abbonamenti e i pagamenti. Per effettuare un ordine, Lei deve fornire le informazioni richieste (ad es. recapiti, indirizzi di fatturazione e di consegna, informazioni di pagamento).

Raccogliamo inoltre automaticamente dati relativi al Suo utilizzo di Silex conformemente alla nostra Informativa sui cookie.

Per i pagamenti ci avvaliamo di servizi di terzi. A seconda del metodo di pagamento selezionato, Lei potrà ad esempio essere reindirizzato/a al sito di un fornitore di servizi di pagamento online incaricato di elaborare il pagamento. Trasmettiamo a tali terzi solo i dati necessari per le operazioni da essi effettuate.

Il trattamento dei dati relativi agli ordini si fonda sulla nostra Necessità contrattuale di fornirLe i prodotti e i Servizi richiesti.

Siamo tenuti per legge a conservare determinate informazioni, quali contratti e altri documenti contabili, per un certo periodo, di norma almeno 10 anni.

• Per operazioni di manutenzione e assistenza. Utilizziamo i dati per la manutenzione dei nostri Servizi, per la risoluzione e la diagnosi dei problemi e per fornire servizi di assistenza ai nostri utenti.

Che cosa vale se Lei non è un cliente o un utente dei nostri Servizi?

Se Lei non è un utente, trattiamo i Suoi dati personali se ci vengono forniti da uno dei nostri utenti, ad esempio perché Lei è cliente di un’organizzazione a cui tale utente è affiliato. In tal caso, trattiamo principalmente i Suoi dati personali per fornire Silex e i Servizi alla Sua Organizzazione, sulla base di un contratto tra noi e la Sua Organizzazione. La Politica sulla privacy non disciplina il modo in cui la Sua Organizzazione tratta i Suoi dati personali né il modo in cui trattiamo i Suoi dati per conto della Sua Organizzazione. La invitiamo a consultare le politiche della Sua Organizzazione e a contattarla direttamente per qualsiasi domanda relativa all’utilizzo dei Suoi dati personali.

Per i nostri interessi commerciali legittimi connessi alla fornitura dei Servizi, anche per garantire la sicurezza dei Servizi, migliorare i nostri Servizi e a fini di monitoraggio o statistici.

Possiamo inoltre trattare i Suoi dati personali per le nostre legittime attività commerciali connesse alla fornitura dei nostri Servizi, al fine di (i) garantire che i nostri Servizi siano forniti in modo efficiente e sicuro, ad esempio mediante analisi interne della loro stabilità e sicurezza, aggiornamenti e risoluzione dei problemi; (ii) garantire la sicurezza della nostra infrastruttura e delle nostre reti informatiche; (iii) ottenere da terzi, a un prezzo competitivo, i servizi necessari alla fornitura dei nostri Servizi, ad esempio quando scegliamo di utilizzare determinati servizi offerti da fornitori terzi anziché svolgerli internamente; e (iv) migliorare e sviluppare i Servizi, in particolare monitorandone le prestazioni o l’utilizzo e a fini statistici.

In tale ambito ci fondiamo di norma sui nostri Interessi legittimi. Possiamo inoltre trattare i Suoi dati se abbiamo ottenuto il Suo Consenso preventivo. Lei può revocare il Suo Consenso od opporsi a tali attività di trattamento in qualsiasi momento.

Ulteriori informazioni

Informazioni aggiuntive sul trattamento dei Suoi dati personali per i nostri interessi commerciali legittimi:

Per garantire la fornitura efficiente e sicura della nostra soluzione. Oltre ai dati personali che Lei o la Sua Organizzazione ci fornite al momento dell’accesso al Suo account utente o quando Lei interagisce con Silex o pubblica contenuti, raccogliamo automaticamente informazioni tecniche sulle Sue interazioni con Silex, quali l’indirizzo IP, la data e l’ora di accesso, le informazioni sul Suo browser, le Sue preferenze e altre informazioni relative alle Sue interazioni con Silex, comprese le Sue informazioni di navigazione su Silex.

Trattiamo tali dati per stabilire una connessione con il Suo dispositivo tramite Internet, identificarLa quando utilizza Silex, controllare l’utilizzo di Silex e gestirne la stabilità e la sicurezza.

Per proteggere la sicurezza dei nostri sistemi informatici, della nostra architettura e delle nostre reti. Utilizziamo dati per proteggere la sicurezza dei nostri sistemi informatici, della nostra architettura e delle nostre reti, ad esempio per individuare e impedire il funzionamento di software dannosi analizzando i contenuti in modo sistematico e automatizzato.

• A fini di analisi interna e statistici, per migliorare i nostri Servizi. Salvo che Lei si opponga a tale trattamento, possiamo trattare i Suoi dati personali, in particolare i dati relativi al Suo utilizzo dei Servizi e alle Sue abitudini e preferenze, ad esempio i contenuti consultati, la data e l’ora di accesso e le Sue preferenze, a fini di analisi interna e statistici, per comprendere meglio le esigenze dei nostri utenti, ottimizzarne l’esperienza e migliorare l’ergonomia e la funzionalità dei Servizi in generale. Lei può opporsi a tali attività di trattamento in qualsiasi momento (per ulteriori informazioni sui Suoi diritti, vedi la sezione 13).
• In tale ambito utilizziamo strumenti analitici forniti da fornitori noti sul mercato, in particolare strumenti di misurazione dell’audience. In questo contesto si applica la politica in materia di protezione dei dati di tali fornitori di servizi.

Ulteriori informazioni sull’utilizzo dei cookie a tale scopo, compresa la durata di conservazione dei dati raccolti, sono disponibili nella nostra Informativa sui cookie. I dati raccolti con altri mezzi sono cancellati o anonimizzati 30 giorni dopo la loro raccolta.

Anonimizzazione dei dati. Possiamo combinare i Suoi dati personali con altre informazioni, aggregarli o eliminare qualsiasi informazione che consenta di identificarLa, ossia anonimizzarli, in modo che non siano più considerati dati personali ai sensi della legislazione applicabile in materia di protezione dei dati. In tal caso, la presente Politica sulla privacy non si applicherà più a tali dati e potremo utilizzarli per finalità non previste dalla presente Politica sulla privacy, ad esempio a fini analitici, di analisi comparativa, di estrazione di dati (data mining) o per sviluppare e commercializzare nuovi servizi. Lei può opporsi in qualsiasi momento all’anonimizzazione o all’aggregazione dei Suoi dati personali a tale scopo (per ulteriori informazioni sui Suoi diritti, vedi la sezione 13 qui di seguito).

Per inviarLe la nostra newsletter e altre informazioni promozionali.

Se Lei si iscrive alla nostra newsletter, raccogliamo i Suoi recapiti, ossia il Suo nome e il Suo indirizzo e-mail, e li utilizziamo per inviarLe la nostra newsletter sulla base del Suo consenso. Lei può annullare in qualsiasi momento l’iscrizione al servizio di newsletter; in tal caso i Suoi recapiti saranno cancellati.

Conserviamo inoltre la data e l’ora della Sua iscrizione e del Suo consenso, sulla base del nostro obbligo legale di poter dimostrare il rispetto delle prescrizioni applicabili. Analizziamo inoltre il Suo utilizzo della nostra newsletter, ad esempio se l’ha aperta o ha cliccato su determinati link, e trattiamo tali dati per ottimizzare e migliorare la nostra newsletter, sulla base del nostro Interesse legittimo.

Indipendentemente dalla Sua iscrizione alla nostra newsletter, se Lei ha sottoscritto i nostri Servizi, possiamo utilizzare l’indirizzo e-mail che ci ha comunicato in tale occasione per informarLa sulle nostre attività e su servizi analoghi. Lei può opporsi a tale utilizzo al momento della raccolta del Suo indirizzo e-mail e successivamente in qualsiasi momento, in particolare tramite il link di disiscrizione presente in ciascuna delle nostre e-mail o contattandoci (vedi i recapiti nella sezione 14). Questa attività di trattamento si fonda sul nostro Interesse legittimo a promuovere determinate offerte e attività della nostra azienda presso i nostri clienti o utenti esistenti.

Per adempiere ai nostri obblighi legali o per altri Interessi legittimi.

Possiamo inoltre trattare i Suoi dati personali se abbiamo l’obbligo legale di farlo o per altri motivi legittimi. Ciò avviene ad esempio se dobbiamo comunicare determinate informazioni alle autorità, conservarle a fini fiscali o contabili o utilizzarle per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di pretese giuridiche. I dati personali che trattiamo a tale scopo sono quelli che abbiamo raccolto per una delle finalità indicate altrove nella presente sezione 6. Conserviamo i dati personali per la durata dell’obbligo legale che ci è imposto.

7. Le nostre attività con la Sua Organizzazione

Se Lei è un utente finale di un Servizio che forniamo alla Sua Organizzazione, o se trattiamo per qualsiasi altro motivo i Suoi dati personali per conto della Sua Organizzazione, ad esempio se Lei non è un utente ma i Suoi dati personali ci sono forniti dalla Sua Organizzazione, La invitiamo a leggere quanto segue:

• Nelle situazioni sopra descritte, il nostro trattamento dei Suoi dati personali è disciplinato da un contratto tra noi e la Sua Organizzazione. Tratteremo i Suoi dati personali in qualità di responsabile del trattamento per fornire i nostri Servizi ai nostri clienti o, in alcuni casi, in qualità di titolare del trattamento per le nostre legittime attività commerciali connesse alla fornitura di tali Servizi, come illustrato nella presente Politica sulla privacy.
• La Politica sulla privacy non disciplina il modo in cui la Sua Organizzazione raccoglie e utilizza i Suoi dati personali né il modo in cui trattiamo i Suoi dati quando agiamo in qualità di responsabile del trattamento per la Sua Organizzazione. Per informazioni sulle sue attività di trattamento, La invitiamo a consultare la politica in materia di protezione dei dati della Sua Organizzazione.
• Alcune informazioni che La riguardano possono esserci fornite direttamente dalla Sua Organizzazione. In tal caso spetta alla Sua Organizzazione garantire che i Suoi dati personali siano raccolti e trasferiti a noi conformemente a tutte le leggi applicabili e sulla base di un motivo giustificativo adeguato.
• Per richieste o domande relative al nostro trattamento dei Suoi dati personali per conto della Sua Organizzazione, La invitiamo a contattare direttamente la Sua Organizzazione. Ad esempio, se desidera chiedere l’accesso, la rettifica, la modifica o la cancellazione di dati personali inesatti trasmessi originariamente dalla Sua Organizzazione, La invitiamo a indirizzare la Sua richiesta alla Sua Organizzazione. Se la Sua Organizzazione ci chiede di cancellare i Suoi dati personali, daremo seguito a tale richiesta il prima possibile e conformemente al quadro giuridico applicabile.
• Per domande sulle nostre legittime attività commerciali connesse alla fornitura dei nostri Servizi alla Sua Organizzazione, La invitiamo a contattarci come indicato nella sezione 14.
  

8. In quali circostanze comunichiamo i Suoi dati personali a terzi?

Possiamo comunicare i Suoi dati personali a terzi se ciò è necessario per la fornitura dei Servizi o per altri motivi legittimi.

• Fornitori di servizi. Possiamo comunicare i Suoi dati personali a responsabili del trattamento nella misura strettamente necessaria al funzionamento dei Servizi. Ciascuno di essi è vincolato da un accordo sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement, DPA). Si tratta di: (i) Infomaniak (Svizzera, Ginevra), per la conservazione della banca dati, dei documenti e dei backup cifrati: tutti i dati persistenti, in forma cifrata; (ii) Microsoft Azure (Azure Switzerland North, Zurigo), per il calcolo, l’elaborazione applicativa e l’inferenza IA: dati dell’account (cognome, nome, e-mail, funzione, numero di telefono), feedback, nonché le richieste e i documenti inviati a Silex, trattati esclusivamente in memoria e mai conservati su Azure; (iii) HubSpot, per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM): cognome, nome, e-mail, funzione, numero di telefono, indirizzo di fatturazione e cronologia delle comunicazioni; (iv) Resend, per l’invio di e-mail transazionali: cognome, nome ed e-mail; (v) Stripe, per i pagamenti: cognome, nome, e-mail e indirizzo di fatturazione. Nessun Dato del Cliente è utilizzato per addestrare o perfezionare modelli di IA. I Paesi e le garanzie applicabili a eventuali trasferimenti sono indicati nella sezione 9.
• Eventi. Se Lei si iscrive a eventi da noi organizzati, i fornitori di cui ci avvaliamo per organizzarli avranno accesso alle informazioni necessarie per fornire i loro servizi.
• La Sua Organizzazione. Se Lei utilizza un Servizio che forniamo alla Sua Organizzazione, condividiamo con quest’ultima determinati dati, quali dati di interazione e dati diagnostici, per consentirle di gestire i Servizi.
• Necessità giuridica. Possiamo inoltre comunicare i Suoi dati personali quando abbiamo l’obbligo legale o un interesse legittimo a farlo, ad esempio (i) per dare seguito a una richiesta di un’autorità giudiziaria o conformemente a un obbligo imposto dalla legge; (ii) per far valere o difendere una pretesa in giudizio; o (iii) nell’ambito di una ristrutturazione, in particolare se trasferiamo i nostri attivi a un’altra società.

9. In quali circostanze i vostri dati personali vengono trasferiti all'estero?

I dati persistenti, in particolare la banca dati, i documenti e i backup cifrati, sono conservati esclusivamente in Svizzera presso Infomaniak, a Ginevra. Azure Switzerland North, a Zurigo, è utilizzato esclusivamente per il calcolo, l’elaborazione applicativa e l’inferenza IA; non vi è conservato alcun dato.

Poiché alcuni dei nostri responsabili del trattamento sono società con sede o controllo all’estero, i dati personali possono essere resi accessibili al di fuori della Svizzera. Tale comunicazione avviene solo verso uno Stato riconosciuto come in grado di garantire un livello di protezione adeguato o con garanzie adeguate, in particolare clausole contrattuali tipo. Le garanzie applicabili a ciascun responsabile del trattamento sono le seguenti:

1. Infomaniak (Svizzera, Ginevra): nessun trasferimento all’estero;
2. Microsoft Azure (Azure Switzerland North, Zurigo; gestito da Microsoft, società statunitense): clausole contrattuali tipo integrate nel DPA di Microsoft. L’inferenza LLM comporta una finestra temporanea di decifratura in memoria, durante la quale sussiste un’esposizione residua allo US CLOUD Act; è prevista una migrazione verso GPU svizzere nel 2027;
3. Stripe (Stati Uniti): certificazione ai sensi dello Swiss-U.S. e dello EU-U.S. Data Privacy Framework, integrata da clausole contrattuali tipo;
4. Resend (Stati Uniti): clausole contrattuali tipo previste dal DPA di Resend;
5. HubSpot (account ospitato nell’Unione europea, a Francoforte; HubSpot Inc., Stati Uniti): certificazione ai sensi dello Swiss-U.S. e dello EU-U.S. Data Privacy Framework, integrata da clausole contrattuali tipo.

Può ottenere ulteriori informazioni e una copia delle garanzie pertinenti contattandoci all’indirizzo indicato nella sezione 14.

10. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?

I Suoi dati non sono conservati più a lungo del necessario. Cancelliamo o anonimizziamo i Suoi dati personali non appena non sono più necessari per il raggiungimento delle finalità di cui alla sezione 6 che precede. Tale durata varia in funzione del tipo di dati interessati e dei requisiti legali applicabili. Ulteriori informazioni per ciascun tipo di trattamento sono disponibili nella sezione 6.

Le informazioni relative al Suo account utente sono conservate finché il Suo account è attivo. Sono cancellate entro un termine massimo di 14 giorni da una richiesta esplicita di cancellazione o dalla chiusura dell’account, salvo che la legge ne imponga la conservazione. Le copie residue presenti nei backup cifrati sono eliminate 14 giorni dopo l’effettiva cancellazione. I log tecnici sono conservati per 30 giorni e successivamente cancellati in modo definitivo. Quando agiamo in qualità di responsabile del trattamento, i dati possono essere conservati per la durata prevista dal contratto concluso con la Sua Organizzazione, fatti salvi gli obblighi legali applicabili.

In considerazione degli obblighi legali a nostro carico, alcune informazioni relative in particolare al rapporto contrattuale devono essere conservate per almeno 10 anni.

11. Quali misure di sicurezza vengono applicate?

Ci impegniamo a garantire la sicurezza dei Suoi dati personali e abbiamo adottato misure fisiche, tecniche e organizzative per proteggerli e impedire qualsiasi accesso non autorizzato. Ove possibile, utilizziamo metodi di autenticazione a due fattori. Limitiamo l’accesso ai Suoi dati personali alle persone che ne hanno bisogno per le finalità descritte nella presente Politica sulla privacy. Utilizziamo inoltre protocolli e meccanismi di sicurezza standard per la trasmissione di dati sensibili. Quando Lei inserisce informazioni sensibili nella nostra soluzione, queste sono cifrate mediante la tecnologia Transport Layer Security (TLS).

Sebbene adottiamo misure adeguate per proteggere i Suoi dati personali, nessun servizio digitale è completamente sicuro. Di conseguenza, non possiamo garantire che i dati che ci fornisce siano protetti da qualsiasi accesso non autorizzato o furto da parte di terzi. Decliniamo ogni responsabilità al riguardo.

Internet è un ambiente globale. Di conseguenza, quando ci invia informazioni per via elettronica, tali dati possono essere trasferiti a livello internazionale tramite Internet a seconda della Sua ubicazione. Internet non è un ambiente sicuro e la presente Politica sulla privacy si applica al nostro utilizzo dei Suoi dati personali solo una volta che questi sono sotto il nostro controllo. Data la natura di Internet, qualsiasi trasmissione di dati tramite Internet avviene a Suo rischio.

Se abbiamo fondati motivi di ritenere che una persona non autorizzata abbia avuto accesso ai Suoi dati personali, La informeremo tempestivamente di tale evento via e-mail, se disponiamo del Suo indirizzo, e/o tramite qualsiasi altro canale di comunicazione adeguato, anche mediante un avviso su Silex, conformemente ai requisiti legali applicabili.

Come utilizziamo i cookie o altri strumenti analitici?

Noi e i nostri fornitori di servizi terzi utilizziamo cookie e altre tecnologie analoghe (i «Cookie») in relazione alla nostra Soluzione per fornire i nostri Servizi, garantirne il corretto funzionamento, analizzare le nostre prestazioni e personalizzare la Sua esperienza. Tali tecnologie possono trattare automaticamente dati sul Suo dispositivo elettronico e/o trasferire dati personali che La riguardano a noi o a terzi.

Per ulteriori informazioni sul nostro utilizzo dei Cookie e sul modo in cui Lei può controllarli, La invitiamo a consultare la nostra Informativa sui cookie.

12. Notifica di violazioni dei dati e valutazione d’impatto

In caso di violazione della sicurezza dei dati che possa comportare un rischio elevato per la personalità o i diritti fondamentali delle persone interessate, ne daremo notifica all’autorità di vigilanza competente il prima possibile conformemente alle leggi applicabili e informeremo le persone interessate qualora tali leggi lo richiedano.

Qualora le nostre attività di trattamento possano comportare un rischio elevato per la personalità o i diritti fondamentali delle persone interessate, effettuiamo una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati conformemente alle leggi applicabili.

13. Quali sono i Suoi diritti in relazione al trattamento dei Suoi dati personali?

Lei ha il diritto di accedere ai Suoi dati personali da noi trattati e può in particolare chiedere che siano cancellati, aggiornati o rettificati.

Se Lei utilizza un Servizio fornito dalla Sua Organizzazione, deve indirizzare le Sue richieste relative al nostro utilizzo dei Suoi dati personali per conto della Sua Organizzazione direttamente alla persona di contatto designata dalla Sua Organizzazione, compresa qualsiasi richiesta di esercizio dei Suoi diritti relativi ai Suoi dati personali (vedi la sezione 7).

Negli altri casi, può contattarci direttamente per esercitare i Suoi diritti. Salvo diversa disposizione di legge, Lei ha in qualsiasi momento il diritto di sapere se trattiamo dati personali che La riguardano, di conoscerne il contenuto e di verificarne l’esattezza e, nella misura consentita dalla legge, di chiederne il completamento, l’aggiornamento, la rettifica o la cancellazione. Ha inoltre il diritto di chiederci di cessare qualsiasi trattamento specifico di dati personali che siano stati ottenuti o trattati in violazione del diritto applicabile e di opporsi a qualsiasi trattamento di dati personali fondato su un interesse legittimo. Tuttavia, se Lei non è un utente dei nostri Servizi, deve indirizzare alla Sua Organizzazione qualsiasi richiesta relativa all’utilizzo dei Suoi dati personali da parte di quest’ultima, compresa qualsiasi richiesta di esercizio dei Suoi diritti in materia di protezione dei dati.

Se dispone di un account utente, può consultare, aggiornare, rettificare o cancellare i dati personali disponibili nel Suo account utente.

Se ci chiede di cancellare i Suoi dati personali dai nostri sistemi, daremo seguito alla Sua richiesta entro un termine massimo di 14 giorni, salvo che dobbiamo conservare i Suoi dati per un motivo legale o un altro motivo legittimo. Le copie residue presenti nei backup cifrati sono eliminate 14 giorni dopo l’effettiva cancellazione.

Quando ci fondiamo sul Suo Consenso per trattare i Suoi dati personali, raccogliamo il Suo Consenso libero e specifico fornendoLe indicazioni il più possibile precise. Lei può revocare il Suo Consenso in qualsiasi momento, senza che la revoca pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati prima di essa.

Quanto precede non limita gli altri diritti di cui Lei potrebbe disporre in determinate circostanze in virtù della legislazione applicabile in materia di protezione dei dati.

Informazioni aggiuntive

In particolare, se il RGPD si applica al trattamento dei Suoi dati personali, il RGPD Le conferisce, in qualità di interessato/a, determinati diritti qualora siano soddisfatte le condizioni applicabili:

• Diritto di accesso (art. 15 RGPD) - Lei ha il diritto di accedere ai Suoi dati personali e di chiederci copia degli stessi.
• Diritto di rettifica (art. 16 RGPD) - Lei ha il diritto di chiederci di rettificare i dati personali inesatti. Ha inoltre il diritto di chiederci di integrare le informazioni incomplete.
• Diritto alla cancellazione (art. 17 RGPD) - Lei ha il diritto di chiederci di cancellare i Suoi dati personali in determinate circostanze.
• Diritto di limitazione di trattamento (art. 18 RGPD) - Lei ha il diritto di chiederci di limitare il trattamento dei Suoi dati personali in determinate circostanze.
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 RGPD) - Lei ha il diritto di chiederci, in determinate circostanze, di trasferire a un’altra organizzazione o a Lei stesso/a, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ci ha fornito.
• Diritto di opposizione (art. 21 RGPD) - Lei ha il diritto di opporsi, in determinate circostanze, al trattamento dei Suoi dati personali fondato sul nostro Interesse legittimo. In tal caso non tratteremo più i dati personali, salvo che possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertà, oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Di norma, per l’esercizio dei diritti sopra elencati non è addebitato alcun costo e rispondiamo alle richieste entro un mese.

Ulteriori dettagli sui Suoi diritti per ciascuna attività di trattamento che effettuiamo sono disponibili nelle sezioni 5 e 6 della presente Politica sulla privacy. Se desidera esercitare uno dei Suoi diritti o ottenere ulteriori informazioni al riguardo, La invitiamo a contattarci utilizzando i recapiti indicati di seguito (vedi la sezione 14).

Lei ha il diritto di presentare un reclamo all’autorità competente.

Se non è soddisfatto/a del modo in cui trattiamo i Suoi dati personali, può, oltre a esercitare i diritti sopra descritti, presentare un reclamo all’autorità di vigilanza competente in materia di protezione dei dati, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora oppure nello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

Sebbene non sia obbligatorio, Le raccomandiamo di contattarci preventivamente (vedi la sezione 14), poiché potremmo essere in grado di rispondere direttamente alla Sua richiesta.

14. Come contattarci?

Se ritiene che i Suoi dati personali siano stati utilizzati in modo non conforme alla presente Politica sulla privacy, o se ha domande relative alla raccolta o al trattamento dei Suoi dati personali, può contattarci all’indirizzo data@silex.legal.

15. Modifiche della presente Politica sulla privacy

La Politica sulla privacy può essere modificata; in tal caso Lei sarà informato/a di qualsiasi modifica che La riguardi in relazione ai nostri trattamenti dei Suoi dati personali con ogni mezzo adeguato, anche via e-mail e/o tramite Silex, ad esempio mediante banner, finestre pop-up o altri meccanismi di notifica. Se non accetta le modifiche apportate, deve cessare di accedere al Servizio interessato e/o di utilizzarlo.
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Ultimo aggiornamento: 8 ottobre 2026.